PERANAN PENTING ADMINISTRASI DALAM PENDIDIKAN

BAB I
PENDAHULUAN


A. Latar Belakang

Kata “Administrasi” berasal dari bahasa latin yang terdiri atas kata ad dan ministrare. Kata ad mempunyai arti yang sama dengan kata to dalam Bahasa Inggris, yang berarti “ke” atau “kepada”. Dan ministrare sama dengan to save atau to conduct yang berarti “melayani”, “membantu”, atau “mengarahkan”. Dalam Bahasa Inggris to administer berarti pula “mengatur” , “memelihara” (to look after), dan mengarahkan.
Jadi kata administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan didalam mencapai suatu tujuan.
Kebanyakan orang berpendapat bahwa administrasi hanya dianggap sebagai kegiatan tulis-menulis dan pembukuan keuangan. Pandangan tersebut kadang-kadang ada benarnya juga dan bukan berarti tidak beralasan. Secara fisik dan kenyataannya kegiatan admninistasi memang dilakukan dalam praktek tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. padahal secara teoritis kegiatan administrasi lebih luas dari pada itu. Bukan saja sebagai kegiatan pendukung dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan.
Pelaksanaan administrasi dalam bentuk tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ke-Tata Usahaan di sebuah lembaga pendidikan mempunyai peranan yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik pencatatan, maupun surat menyurat bahkan masalah hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dan surat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar. Oleh karena itu kebenaran data administrasi menuntut kejujuran dan kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti fisik ditinjau dari aspek hukum. Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai dari data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, sangat diperlukan baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta, maupun untuk kepentingan penelitian mahasiswa. Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagi para pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administrasi pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai keperluan. Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang tentu format administrasi pendidikan harus capable terhadap teknologi informasi saat ini.

Dan didalam administrasi terdapat beberapa unsur pokok, diantaranya:
- Adanya sekelompok manusia (sedikitnya dua orang)
- Adanya tujuan yang hendak di capai bersama
- Adanya tugas / fungsi yang harus dilaksanakan
- Adanya perlengkapan dan peralatan


B. Perumusan Masalah

Latar belakang diatas, penulis bertolak dari merumuskan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana peranan administrasi dalam dunia pendidikan ?
2. Apa saja yang termuat dalam administrasi pendidikan?
3. Dan apa fungsi-fungsi administrasi pendidikan/sekolah?



BAB II
PEMBAHASAN

1. Peranan Administrasi Dalam Dunia Pendidikan
administrasi pendidikan ialah segenap proses pengarahan dan pengintegrasian segala sesuatu, baik personal, spiritual maupun material yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan pendidikan.

Administrasi dalam pendidikan yang tertib dan teratur, sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif, yaitu makin meningkatnya efisiensi, mutu dan perluasan pada kinerja di dunia pendidikan tersebut. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Sistem informasi di dunia pendidikan ini menyangkut dua hal pokok yaitu :
1. kegiatan pencatatan data(recording system) dan
2. pelaporan (reporting system).

Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor penunjang antara lain :
1. Format-format yang dipergunakan
2. Petunjuk dan aturan yang berlaku
3. Ketrampilan personil yang memadai
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di Sekolah itu sering disebut kegiatan administrasi.

Administrasi dalam dunia pendidikan juga dapan dibagi menjagi 2 Administrasi Pendidikan dan Administrasi Sekolah : Administrasi pendidikan meliputi kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan pendidikan di suatu negara. Sedangkan administrasi sekolah kegiatan-kegiatannya terbatas pada pelaksanaan pengelolaan pendidikan di sekolah sehingga kita mengenal adanya administrasi Sekolah Dasar, Lanjutan, Perguruan Tinggi dan sebagainya, diantaranya kepemimpinan Kepala Sekolah, Supervisi dan sebagainya.


2. Apa yang Termuat Dalam Administrasi Pendidikan
Dengan melihat kepada unsur – unsur pokok dalam administrasi, jelas bahwa apa yang termuat di dalam proses kegiatan administrasi pendidikan itu luas. Contohnya data pendidikan yang terdapat di Sekolah, itu pun dalam tingkat menengah sangat banyak macam dan jenisnya. Agar pencatatan data lebih mudah dan sederhana sehingga memperlancar kegiatan administrasi, dsb. Data yang banyak jenisnya itu dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis yaitu :
A. Administrasi Program Pengajaran
B. Administrasi Kesiswaan
C. Administrasi Kepegawaian
D. Administrasi Keuangan
E. Administrasi Perlengkapan / barang

A. administrasi program pengajaran
Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di sekolah dasar dipelukan 17 format yang harus diisi oleh Kepala Sekolah maupun Guru secara rutin, teratur dan benar. Untuk itu disediakan format serta petunjuk pengisiannya. Format-format ini adalah sebagai berikut :
PK-1 = Jadwal Pelajaran Sekolah
PK-2 = Daftar Pembagian Tugas Mengajar Bagi Guru
PK-3 = Daftar Pemeriksaan Tugas Mengajar Bagi Guru
PK-4 = Daftar Penyelesaian Kasus di Sekolah
PK-5 = Daftar Hasil Evaluasi Belajar Tahap Akhir
PK-6 = Rekapitulasi Kenaikan Kelas / Kelulusan
PK-7 = Daftar Penyerahan STTB kepada Lulusan EBTA/EBTANAS
PK-8 = Rekapitulasi Pelaksanaan Supervisi Kelas
PK-9 = Hubungan Kemasyarakatan
PK-10 = Laporan Penelitian Hasil Belajar Siswa SD
PK-11 = Jawa Pelajaran
PK-12 = Program Caturwulan Guru
PK-13 = Persiapan Mengajar
PK-14 = Program Bimbingan
PK-15 = Daftar Nilai
PK-16 = Pencapaian Target dan Daya Serap Kurikulum
PK-17 = Daftar Penyerahan Raport

B. administrasi kesiswaan
Dalam buku Pedoman Administrasi Kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahap waktu., terdapat beberapa jenis kegiatan . Untuk setiap macam jenis kegiatan diperlukan beberapa format pencatatan data. Untuk itu satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu dengan delapan jeniskegiatan dan dua puluh satu jenis format.
1. Awal Tahun Pelajaran
a. Penerimaan Siswa Baru
S-1 Surat Pendaftaran Siswa Baru
S-2 Daftar Calon Siswa Baru Kelas I
S-3 Daftar Siswa Baru Kelas I
2. Selama Tahun Pelajaran
a. Penyusun Data Siswa
S-4 Buku Induk Siswa
S-5 Buku Klapper
b. Keadaan Siswa Awal Tahun
S-6 Jumlah Siswa menurut Kelas, Asal dan Jenis Kelamin
S-7 Jumlah Siswa menurut Kelas, Jenis Kelamin dan Usia
c. Kehadiran Siswa
S-8 Papan Absensi Harian Siswa (kelas)
S-9 Papan Absensi Harian Siswa (sekolah)
S-10 Buku Absensi Siswa
S-11 Rekapitulasi Absensi Siswa dalam Sebulan
d. Mutasi Siswa
S-12 Surat Permohonan Pindah Sekolah
S-13 Surat Keterangan Pindah Sekolah
S-14 Mutasi Siswa selama Caturwulan
3. Akhir Tahun Pelajaan
a. Pelaksanaan Ujian Akhir
S-15 Daftar vClon Peserta Ujian
S-16 Tanda Peserta Ujian
S-17 Daftar Peserta Ujian dan Prestasinya
S-18 Daftar Masuk SLTP
b. Kenaikan Kelas
S-19 Daftar Sswa yang Naik Tingkat
S-20 Rekapitulasi Siswa Naik Tingkat dan Behasil EBTA

Agar data mengenai kesiswaan itu sampai pada investasi di jenjang atas, digunakan beberapa format laporan, yaitu :
S-2,S-3,S-5,S-6,S-10,S-14,S-17,S-19 dan S-20

C. administrasi kepegawaian
Buku Pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah dasar yang menyeluruh dan berkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di seklah tertentu, pindah tempat, sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai / guru. Penggunaan fomat yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru berkelangsungan, berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Dalam hubungan itu telah disediakan sejumlah 24 format, yaitu :
1. PEG 1 = Rencana Kebutuhan Pegawai / Guru
2. PEG 2 = Usul Pengadaan Pegawai / Guru
3. PEG 3a = Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil.
4. PEG 3b = Daftar Riwayat Hidup
5. PEG 4 = Usul Kenaikan Gaji
6. PEG 5 = Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK)
7. PEG 6 =Buku Catatan Penilaian Pegawai Negeri Sipil
8. PEG 7 = Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Pegawai Negeri Sipil
9. PEG 8 = Daftar Usul Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil (DUK)
10. PEG 9 = Buku Cuti Pegawai /Guru
11. PEG 10 = Contoh Surat Permintaan Berhenti dari Calon Pegawai Negeri Sipil/
Pegawai Negeri Sipil Hak Pensiun
12. PEG 11a = Contoh Surat Permintaan Pensiun Pegawai Negeri Sipil
13. PEG 11b = Contoh daftar susunan keluarga
14. PEG 11c = Contoh Surat Permintaan Pembayaran Pensiun Pertama(SP 4)
15. PEG 12 = Contoh Permintaan Pembayaran Pensiun Janda/Duda Pertama
16. PEG 13 = Contoh Surat Permintaan Pensiun Janda/Duda bagi Anak-anak
17. PEG 14 = Contoh Permintaan Pensiun Janda/Duda bagi anak-anak
Yang diajukan wali
18. PEG 15 = Contoh Surat Pengaduan Permohonan Pensiun Bekas Pegawai Negeri
Sipil/ Permohonan Pembayaran Pensiun
19. PEG 16 = Contoh Surat Pengaduan untuk Pensiun Janda/Duda
20. PEG 17a = Daftar Hadir/Tidak Hadir Pegawai/Guru
21. PEG 17b =Dafatr Rangkuman Tidak Hadir Pegawai/Guru(Bulanan)
22. PEG 17c = Dafatr Rangkuman Tidak Hadir Pegawai/Guru (Triwulan)
23. PEG 18 = Data Kepegawaian
24. PEG 19 = Kartu Pribadi Pegawai/Guru
D. administrasi keuangan
Di dalam buku pedoman ini ijelaskan dasar/asas dan pengertian administrasi dalam pengelolaaan keuangan di sekolah dasar. Di dalamnya dibahas antara lain :
1. Asas pemisahan tugas (Otorisator, Ordonator, dan Bendaharawan)
2. Perencanaan anggaran tahunan sekolah
3. Ketata usahaan keuangan sekolah meliputi :
a. Dasar hukum,
b. Pembukuan setiap transaksi
c. Pertanggungjawaban
d. Pelaporan, dan
e. Pendapatan
4. Pengawasan
5 Jadwal kegiatan pelaksanaan administrasi keuangan sekolah
6 Contoh-contoh mengenai ketata usahaan keuangan sekolah dan format pelaporan

E. administrasi perlengkapan / barang
Pada buku pedoman administrasi diuraikan tentang perencanaan, pengadaan,
penyimpanan, dan pemeliharaan semua perlengkapan/barang inventaris, barang
yang dimutasi dan syarat-syarat penghapusan semua perlengkapan/ barang di
sekolah. Kewajiban melapor bagi kepala sekolah tentang keadaan barang yang telah
dihapuskan, dilakukan satu kali alam setahun dengan menggunakan format P-1 dan
P-2.
PERL-1 = Buku Pemeriksaan Perlengkapan / Barang
PERL-2 = Kartu Inventaris Ruangan
PERL-3 = Kartu Inventaris Barang, Lahan Tanah
PERL-4 = Kartu Inventaris Barang, Gedung
PERL-5 = Kartu Inventaris Barang , Kendaraan
PERL-6 = Kartu Inventaris Barang, Lain-lain
PERL-7 = Buku Inventaris Perlengkapan / Barang
PERL-8 = Daftar Usul Pengadaan Barang




3. Fungsi-Fungsi Administrasi Pendidikan/Sekolah
Bahwa administrasi sekolah memiliki fungsi :

1. Perencanaan ( Planning )
2. Pengorganisasian ( Organizing )
3. Pengoordinasian ( Coordinating )
4. Komunikasi
5. Supervisi
6. Kepegawaian ( Staffing )
7. Pembiayaan ( Budgeting )
8. Penilaian ( Evaluating )

- FUNGSI ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN MENURUT TOKOH

G.R.TERRY

PLANNING ( PERENCANAAN)
ORGANIZING(PENGORGANISASIAN)
ACTUATING( PELAKSANAAN)
CONTROLLING( PENGAWASAN)

HENRY FAYOL

PLANNING ( PERENCANAAN)
ORGANIZING(PENGORGANISASIAN
COMANDING( PENGATURAN)
COORDINATING(PENGKOORDINASIAN)
CONTROLLING(PENGAWASAN)

HAROLD KOONTZ DAN CYRIL O’DONNEL

PLANNING ( PERENCANAAN)
ORGANIZING(PENGORGANISASIAN
STAFFING (PENENTUAN STAFF)
DIRECTING( PENGARAHAN)
CONTROLLING(PENGAWASAN)

L.GULLICK

PLANNING ( PERENCANAAN)
ORGANIZING(PENGORGANISASIAN
STAFFING (PENENTUAN STAFF)
DIRECTING( PENGARAHAN
COOTDINATING (PERKORDINASIAN)
REPRTING (PELAPORAN)
BUDGETING( PENGANGGARAN)

GABUNGAN ( PBOSDA3COR )

P = PLANNING ( PERENCANAAN)
B = BUDGETING(PENMGANGGARAN)
O = ORGANIZING(PENGORGANISASIAN
S = STAFFING (PENENTUAN STAFF)
D = DIRECTING( PENGARAHAN)
A = ACTUATING(PELAKSANAAN)
C = COMMANDING(PENGATURAN)
C = COOTDINATING (PERKORDINASIAN)
C = CONTROLLING( PENGAWASAN)
R = REPORTING (PELAPORAN)





BAB III
PENUTUP


A. Kesimpulan

Dari hasil pembahasan di atas bahwa sangat penting dan juga sangat berarti administrasi pada suatu pendidikan untuk mencapai tujuan yang optimal, yang sebagaian besar pengelolaan manajemen pada pendidikan terutama tingkat menengah sangat meluas dan abstrak sehingga dapat terperinci terbagi 5 pengelompokan, mulai dari Program pengajaran, kesiswaan, kepegawaian, keuangan dan perlengkapan inventaris/barang. Sehingga dengan pembagian jenis tersebut dapat di bedakan berbagai macamnya, untuk memudahkan dalam penataan dan akan menciptakan suasana tertib, rapi dan aman.

B. Saran-saran
Demikianlah penulisan makalah ini, apabila masih terdapat kesalahan atau kekurangan dalam pembahasan makalah saya ini, terutamanya saya ucapkan mohon maaf yang sebesar-besarnya dan juga saya harapkan teguran yang sehat sekiranya dapat membangun dalam perbaikan pembuatan makalah saya ini.